Outlook bestaat inmiddels in vier smaken, en de handtekening zit in elke versie op een andere plek. Hieronder staat per versie waar je moet zijn. Weet je niet welke versie je hebt? De nieuwe Outlook heeft linksboven een schakelaar “Nieuwe Outlook” die aanstaat; de klassieke versie heeft het menu Bestand linksboven.
De nieuwe Outlook (Windows en Mac)
- Klik rechtsboven op het tandwiel (Instellingen).
- Ga naar Accounts en dan Handtekeningen.
- Klik op Nieuwe handtekening, geef hem een naam en typ of plak je handtekening in het vak.
- Kies onderaan bij Standaardhandtekeningen welke handtekening onder nieuwe mails komt en welke onder antwoorden en doorgestuurde mails.
- Klik op Opslaan.
Heb je meerdere accounts in Outlook, kies dan bovenaan het scherm eerst het account waarvoor de handtekening geldt.
De klassieke Outlook (Windows)
- Ga naar Bestand, dan Opties en dan E-mail.
- Klik op de knop Handtekeningen.
- Klik op Nieuw, geef de handtekening een naam en vul het tekstvak.
- Kies rechtsboven bij Standaardhandtekening kiezen het e-mailaccount en of de handtekening onder nieuwe berichten en onder antwoorden komt.
- Klik op OK.
Op de klassieke Outlook voor Mac vind je hetzelfde scherm via Outlook, Instellingen en dan Handtekeningen.
Outlook op het web (outlook.office.com)
- Klik rechtsboven op het tandwiel.
- Ga naar Mail en dan Opstellen en beantwoorden.
- Onder E-mailhandtekening maak je een nieuwe handtekening en kies je de standaard voor nieuwe mails en voor antwoorden.
- Klik op Opslaan.
Gebruik je Outlook op meerdere computers via je Microsoft 365-account, dan neemt de nieuwe Outlook deze handtekening automatisch over.
De Outlook-app op iPhone of Android
- Tik linksboven op je profielfoto en dan linksonder op het tandwiel.
- Tik op Handtekening.
- Zet Handtekening per account aan als je meerdere adressen gebruikt, en typ je handtekening.
De app-handtekening staat helemaal los van die op je computer. De standaardtekst “Verzonden vanuit Outlook voor iOS” haal je hier ook weg.
Wat zet je erin?
Houd het compact: naam, functie, bedrijfsnaam, telefoonnummer en website. Een klein logo mag, maar één afbeelding is genoeg. Lange disclaimers, citaten en grote banners maken je mail zwaarder en vergroten de kans dat hij als spam wordt gezien of verminkt aankomt. Wil je weten hoe het in andere mailprogramma’s werkt, lees dan E-mailhandtekening instellen in elk mailprogramma.
Liever dat wij het doen?
Een opgemaakte handtekening met logo en nette uitlijning gaat in elke Outlook-versie net weer anders stuk. Ben je klant met een Managed E-mail-pakket? Stuur ons een berichtje, dan zetten wij hem één keer goed op al je apparaten.
Veelgestelde vragen
Waarom staat mijn handtekening niet onder mails die ik beantwoord?
In Outlook stel je apart in of de handtekening onder nieuwe mails en onder antwoorden komt. Kies bij de standaardhandtekeningen voor beide, of kies voor antwoorden een kortere versie zonder logo.
Waarom komt mijn Outlook-handtekening niet mee op mijn telefoon?
De Outlook-app op je telefoon heeft een eigen handtekening, los van je computer. Stel hem daar apart in via Instellingen, Handtekening.
Mijn logo komt als bijlage aan. Hoe voorkom ik dat?
Voeg het logo in als afbeelding in de handtekening zelf, niet als bijlage, en houd het klein (maximaal 300 pixels breed). Sommige ontvangende mailprogramma’s tonen afbeeldingen toch als bijlage; dat kun je vanaf jouw kant niet helemaal voorkomen.
Liever dat het gewoon geregeld wordt?
Dit soort dingen horen bij onze pakketten er standaard bij. Vertel wat je nodig hebt en je hoort binnen één werkdag van ons.
