Bij het instellen van je zakelijke e-mail op een nieuwe laptop of telefoon vraagt je mailprogramma vaak: IMAP of POP3? Het lijkt een technisch detail, maar de keuze bepaalt of je mail op al je apparaten hetzelfde is of niet. Hieronder het verschil in gewone taal, de poorten die je nodig hebt en wat wij aanraden.
Het verschil in één zin
Met IMAP blijft je mail op de server staan en kijk je er vanaf elk apparaat naar. Met POP3 haal je je mail van de server af en staat hij daarna op één apparaat.
| IMAP | POP3 | |
|---|---|---|
| Waar staat je mail? | Op de server | Op je eigen computer |
| Meerdere apparaten | Overal hetzelfde: gelezen, mappen en verzonden items | Elk apparaat haalt zijn eigen kopie op, niets loopt gelijk |
| Zonder internet | Alleen wat al is binnengehaald | Alles wat je hebt gedownload |
| Mailbox op de server | Loopt langzaam vol | Blijft leeg (als je instelt dat mail van de server wordt verwijderd) |
| Computer kapot of kwijt | Mail staat nog veilig op de server | Mail is weg, tenzij je een back-up hebt |
Wat is IMAP?
IMAP staat voor Internet Message Access Protocol. Je mailprogramma laat zien wat er op de server staat, en alles wat je doet wordt daar ook bijgewerkt. Lees je een mail op je telefoon, dan staat hij op je laptop ook als gelezen. Verplaats je hem naar een map, dan staat hij overal in die map. Je verzonden mail is op elk apparaat te zien.
Dat is precies hoe de meeste ondernemers werken: ‘s ochtends op de telefoon, overdag op de laptop en soms even op een tablet.
Wat is POP3?
POP3 staat voor Post Office Protocol, versie 3. Het werkt als een echte brievenbus: je mailprogramma haalt de post op en neemt hem mee naar binnen. Standaard wordt de mail daarna van de server verwijderd. Op een tweede apparaat zie je hem dus niet meer, en ook je verzonden mail en mappen blijven op die ene computer.
POP3 stamt uit de tijd dat iedereen op één computer mailde en opslag op de server duur was. Je kunt instellen dat er een kopie op de server blijft staan, maar ook dan lopen gelezen, mappen en verzonden mail niet gelijk tussen je apparaten.
Welke kies je?
Kies IMAP, tenzij je een heel goede reden hebt voor POP3. Dat geldt zeker als je mailt op meer dan één apparaat, met collega’s in een gedeelde mailbox werkt of niet wilt dat je mail verdwijnt als je laptop kapotgaat.
POP3 kan als je echt maar op één computer mailt, je mail per se lokaal wilt bewaren en zelf zorgt voor back-ups van die computer.
Werk je met Microsoft 365 of Google Workspace? Dan hoef je meestal niet te kiezen: Outlook en Gmail gebruiken daar een eigen koppeling die net als IMAP alles synchroon houdt.
De instellingen die je nodig hebt
Dit zijn de gangbare poorten met versleuteling. Bij e-mail van Boutio is de server voor inkomend en uitgaand mail.jouwdomein.nl, en is je gebruikersnaam je volledige e-mailadres.
| Wat | Poort | Versleuteling |
|---|---|---|
| IMAP (inkomend) | 993 | SSL/TLS |
| POP3 (inkomend) | 995 | SSL/TLS |
| SMTP (uitgaand) | 465 | SSL/TLS |
| SMTP (uitgaand, alternatief) | 587 | STARTTLS |
Zie je ook poort 143 (IMAP) of 110 (POP3)? Dat zijn de oude poorten zonder versleuteling. Die kun je beter laten liggen: dan gaat je wachtwoord onbeveiligd over het internet.
Stap voor stap instellen op je telefoon lees je in E-mail instellen op iPhone of iPad en E-mail instellen op een Android-toestel.
Overstappen van POP3 naar IMAP
Gebruik je nu POP3 en wil je naar IMAP, let dan op: de mail die POP3 al heeft opgehaald, staat waarschijnlijk alleen nog op je computer. Wie het oude account zomaar verwijdert, is die mail kwijt. Zo doe je het veilig:
- Maak eerst een back-up of export van je huidige mail.
- Voeg hetzelfde e-mailadres opnieuw toe in je mailprogramma, nu als IMAP.
- Sleep je oude mappen en mails van het POP3-account naar de mappen van het IMAP-account. Ze worden dan naar de server geüpload en staan daarna op al je apparaten.
- Controleer op een tweede apparaat of alles er staat.
- Verwijder pas daarna het oude POP3-account.
Met IMAP staat alles op de server, en daar is de ruimte niet oneindig. Loopt je mailbox vol, lees dan Mailbox opruimen: zo maak je snel ruimte vrij.
Liever dat wij het instellen?
Wij zetten je e-mailaccounts op afstand goed voor je, in het mailprogramma van jouw keuze. Daarvoor rekenen we een eenmalige bijdrage van €49,99 exclusief btw, voor maximaal vijf accounts. Mail ons via info@boutio.nl. Heb je zakelijke e-mail bij Boutio, dan zit dit er gewoon bij, net als de overstap van je oude mail zonder dat er iets verloren gaat.
Veelgestelde vragen
Wat is beter, IMAP of POP3?
Voor bijna iedereen IMAP. Je mail blijft dan op de server staan en is op al je apparaten hetzelfde: gelezen, verplaatst of verstuurd zie je overal terug. POP3 is alleen handig als je op één computer mailt en je mail per se lokaal wilt bewaren.
Welke poorten horen bij IMAP en POP3?
IMAP gebruikt poort 993 met SSL/TLS, POP3 poort 995 met SSL/TLS. Voor uitgaande mail (SMTP) is dat poort 465 met SSL/TLS, of 587 met STARTTLS. De oude poorten zonder versleuteling (143 en 110) gebruik je liever niet meer.
Raak ik mail kwijt als ik overstap van POP3 naar IMAP?
Niet als je het goed doet. Mail die POP3 al van de server heeft gehaald, staat alleen nog op je computer. Voeg het account eerst als IMAP toe, sleep je oude mappen naar de IMAP-mappen zodat ze naar de server gaan, en verwijder pas daarna het POP3-account.
Waarom loopt mijn mailbox vol met IMAP?
Omdat alle mail op de server blijft staan, ook je verzonden items en de prullenbak. Ruim af en toe grote bijlagen en oude mappen op, of vraag om een grotere mailbox.
Liever dat het gewoon geregeld wordt?
Dit soort dingen horen bij onze pakketten er standaard bij. Vertel wat je nodig hebt en je hoort binnen één werkdag van ons.
